10 Tipů pro organizaci pracovního stolu a zvyšování produktivity

Chceš zvýšit svoji produktivitu? Začni tím, že si pořádně uklidíš a zorganizuješ svůj pracovní stůl. Když budeš mít čistý, upravený a přehledný stůl, zlepšíš svou soustředěnost, zkrátíš čas trávený hledáním věcí a zvedneš svoji efektivitu. 

Přináším ti 10 super tipů, jak si svůj pracovní stůl efektivně zorganizovat a dosáhnout větší produktivity.

1. Zbav se nepotřebných věcí

Prvním krokem k pořádně zorganizovanému pracovnímu stolu je vyhodit všechno, co nepotřebuješ a co na stole nemá co dělat. Projdi si věci a zeptej se sama sebe, jestli je opravdu potřebuješ. Zbav se starých dokumentů, nepoužívaných psacích potřeb a zbytečných věcí. Drž si jen to, co je opravdu nutné pro tvoji práci.
Zredukuj tužky jen na pár těch, co máš rád a které hlavně píšou! Lepší 3 funkční tužky, než armáda vychlých nebo zlámaných.

2. Využij úložné možnosti

Investuj do praktických úložných řešení, jako jsou zásuvky, police nebo organizéry na stůl. Vytvoř si systém, který ti umožní snadno uschovat a především rychle najít všechny důležité dokumenty, nástroje a další věci. Drž si po ruce jen to, co potřebuješ v nejbližší době, a zbytek schovej mimo pracovní plochu, ale na dosah.
Nejvíc času a energie pálíme na dohledávání dokumentů, a to jak těch fyzických, tak i těch v počítači.
Občas se dostávám na sociálních sítích do diskuse s lidmi, co obhajují monitory na ramenech, apod. Podle mého názoru jde o zásadní nepochopení výhody podstavce pod monitor coby rozšíření plochy stolu, která umožňuje lepší organizaci a ukládání věcí.

3. Srovnej kabely

Zamotané kabely mohou způsobovat nepořádek a zbytečně tě vyrušovat. Použij kabelové uspořádání, jako jsou kabelové svazky, klipsy nebo speciální kanály na kabely. Srovnej a zamaskuj kabely tak, aby byly neviditelné a nemotaly se ti.
Kabel management je velké téma i v dnešní době wifi, BT a jiných bezdrátových technologií. Proto doporučuji použít podstavec pod monitor a alespoň jeden šuplík pro uložení pevných disků a dalších malých periferií.

4. Vytvoř si systém pro dokumenty

Patříš-li přes veškeré výdobytky doby, jako já, k těm, co neustále hromadí v tašce a na stole nějaké papíry, je čas se zamyslet nad systémem pro jejich organizaci. Použij třídící složky, dokumentové krabičky nebo speciální stojany na dokumenty. Označ si složky podle kategorií, abys snadno našla požadované dokumenty.

5. Vytvoř si svůj osobní prostor

Vyčleň si na svém pracovním stole prostor pro svou inspiraci a motivaci. Můžeš si tam dát fotky svých blízkých, inspirativní citáty nebo předměty, které tě motivují. Tenhle osobní dotek ti pomůže zůstat zaměřená na práci a připomene ti tvoje cíle.
My jsme za tímto účelem vytvořili sadu motivačních štítků, které si lze nalepit kamkoliv (mají oboustranku). Budou tě motivovat a držet ve hře. Stačí se na ně jen podívat.

6. Udržuj pořádek na pracovní ploše

Při každém dokončeném úkolu si dej pár minut na úklid a udržení pořádku na svém pracovním stole. Vrať použité věci na svá místa, vyhoď odpadky a vyčisti plochu od prachu a skvrn. Pak se zvedni, na pár minut se protáhni a zasedni k dalšímu úkolu. Tahle jednoduchá rutina ti pomůže udržet čistotu a pořádek nejen na stole, ale i v hlavě.

7. Používej organizační nástroje

Tohle není nic převratného, přesto to zmíním. Když jsi u stolu, používej své organizační pomůcky. Existuje spousta digitálních nástrojů, které ti pomohou organizovat tvou práci, nicméně doporučuji vybrat 1 - 3 - na úkoly, projekty, poznámky a složky s dokumenty. A pak kalendář.
Já osobně používám Google Workspace - GMail, GDisk, GCal a k tomu Asanu a pak tužku a poznámkový blok. Aktuálně zkouším reMarkable. O tom jindy a jinde.

8. Minimalizuj vyrušení

Opět jeden z profláknutých hacků, ale upřímně - kdo to opravdu dodržuje? Dost často vídám u svého okolí tu roztěkanost s telefonem v ruce. Takže vypni na mobilu notifikace a umísti jej tak, aby tě nerušil a nenutil neustále sledovat jeho obrazovku.
Svůj stůl umísti pokud možno tak, abys minimalizoval rušení. Seď čelem ke dveřím, uličce či prostoru, odkud chodí kolegové. Uvidíš je tak přicházet a budeš schopen řídit veškerá vyrušení.

9. Vytvoř si rutiny a časová okna

Zavedení denní pracovní rutiny ti pomůže udržet si produktivitu. Například si vyhraď čas na plánování, odpovídání na e-maily nebo soustředěnou práci na důležitých úkolech. Pravidelná rutina ti pomůže zůstat organizovaná a efektivní.
I když ti to přijde zbytečné, dej si do kalendáře časová okna na jednotlivé činnosti.

10. Pravidelně reviduj a aktualizuj

Hodně lidí má ráda čisté auto. Nesnášíme drobky na koberečkách, papírky v přihrádkách, prázdné lahve od vody na zadních sedačkách. V bordelu se špatně soustředíme na řízení.
Se stolem je to úplně stejné. Špatně se začíná práce, když se musíme nejprve propracovat k pracovní desce…
Proto nezapomínej na pravidelnou revizi a aktualizaci svého pracovního prostoru. Průběžně hodnoť svůj systém organizace, zbav se zbytečných věcí a přizpůsobuj si svůj prostor novým potřebám. Údržba ti pomůže udržet vysokou úroveň efektivity.
Vyhazuj přebytečné papíry, důležité archivuj. Udržuj stůl čistý a přehledný.

Co říct závěrem?

Organizace pracovního stolu je klíčová pro zvýšení tvé produktivity. Použitím těchto 10 tipů si můžeš vytvořit efektivní a přehledný pracovní prostor, který ti umožní lépe se soustředit a plnit své úkoly. Nezapomeň, že organizace je neustálý proces, který vyžaduje pravidelnou údržbu a přizpůsobení se tvým potřebám.